Werkwijze Integriteitscommissie voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)

Inleiding

De tijdelijke externe onafhankelijke Integriteitscommissie voor het Ministerie van VWS (hierna: de Commissie) is door de minister ingesteld en heeft tot taak het in behandeling nemen van iedere melding die door haar wordt ontvangen en die kan betreffen:

Een vermoeden van een misstand in de zin van artikel 1, onder d van de Wet bescherming klokkenluiders;
Een vermoeden van een integriteitschending of ongewenste omgangsvormen, niet zijnde een misstand, dat betrekking heeft op gedragingen van een bij of voor het Ministerie werkzame persoon, waaronder één of meer leidinggevenden die de bevoegdheid hebben gekregen om ten aanzien van medewerkers beslissingen te nemen met voor hen rechtspositionele gevolgen, dan wel een mandaat hebben om financiële verplichtingen aan te gaan.
Een melding van een benadeling die een melder ondervonden heeft, die volgens de melder in hoofdzaak voortkomt uit het feit dat een melding in de zin van artikel 3, sub a, onder 1 of 2, is gedaan.

De Commissie wordt bij de uitoefening van haar werkzaamheden ondersteund door een secretariaat. Ook heeft de Commissie voor de uitoefening van haar werkzaamheden een meldpunt ingericht waartoe medewerkers of vertrouwenspersonen zich rechtstreeks kunnen wenden met hun melding of klacht.

Dit document beschrijft het proces dat de Commissie volgt als een melding wordt ontvangen. Deze interne werkwijze fungeert als leidraad voor het handelen van de Commissie en diegenen die werkzaamheden uitvoeren voor of namens de Commissie. Met dit document beoogt de Commissie de kwaliteit van onderzoek en de belangen van betrokkenen te waarborgen. Daarnaast heeft deze beschrijving van de werkwijze tot doel duidelijkheid te verschaffen over rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen bij een onderzoek van de Commissie.

Definities

Een melding is een schriftelijke of mondelinge uiting van een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of benadeling zoals bedoeld in de inleiding van deze werkwijze.

Een misstand is het vermoeden dat er als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten in een organisatie iets mis is waardoor het maatschappelijk belang in het geding is:

er is sprake van overtreding van de wet en/of;
er is gevaar voor de volksgezondheid en/of;
er is gevaar voor de veiligheid van personen en/of;
er is gevaar voor de aantasting van het milieu en/of;
er is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten.

Van een integriteitsschending is sprake als een medewerker schade toebrengt aan het aanzien van het bestuursorgaan als zijnde een fatsoenlijke en integere overheidsorganisatie.

Onder ongewenste omgangsvormen worden onder meer verstaan:

het maken van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie;
(seksuele) intimidatie;
discriminatie;
agressie;
geweld;
pesten.

Een melder is degene die een vermoeden van een misstand of een integriteitsschending ter kennisgeving brengt aan de Commissie. Melder is diegene die werkzaam is of, gerekend binnen twee jaar voorafgaand aan de ontvangen melding, was voor het Ministerie van VWS, op basis van een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden, dan wel een inhuur-, opleidings- of vrijwilligersovereenkomst of een benoemingsbesluit .

Betrokkenen zijn de melder(s), het bevoegd gezag, de persoon of de personen op wie een melding betrekking heeft of die door een melding geraakt worden dan wel personen die relevante informatie kunnen verstrekken.

Uitgangspunten

De Commissie hanteert bij de uitvoering van haar taak de volgende kernwaarden: veilig, betrouwbaar, onafhankelijk en deskundig.
De Commissie behandelt meldingen op een eenduidige en uniforme wijze.
Zowel melders als betrokkenen hebben het recht zich bij te laten staan door een raadsman of vertrouwenspersoon. De Commissie voorziet niet in een vergoeding van kosten die hiervoor worden gemaakt.
Een ieder die namens de Commissie betrokken is bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder zijn instemming.
De Commissie streeft naar laagdrempeligheid bij het in behandeling nemen van meldingen. Daarom kan met de Commissie zowel mondeling als schriftelijk gecommuniceerd worden. Alle contacten worden intern vastgelegd.
Eén keer per kalendermaand worden melders en degenen op wie de melding betrekking heeft geïnformeerd over de voortgang van de behandeling van hun melding. De Commissie heeft de regie over de eigen werkzaamheden en bepaalt zelf de prioritering van de behandeling van meldingen. Hierbij wordt er naar gestreefd de afdoeningstermijn zo kort mogelijk te houden.
Als een melder aangeeft dat hij zijn melding wil intrekken, zal de commissie gemotiveerd beoordelen of het wenselijk is dat het onderzoek tussentijds wordt beëindigd.
Een melding wordt niet in behandeling genomen indien de melder een klacht over ongewenste omgangsvormen in behandeling heeft bij de hiertoe ingestelde Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen.
De Commissie kan, indien de melder aannemelijk maakt dat sprake is van integriteitssituaties die direct zijn gerelateerd aan het werk en die geen uitstel dulden, direct actie ondernemen richting de SG om de veiligheid en het welzijn van de melder te borgen. Hierbij moet worden gedacht aan een acuut maatschappelijke misstand, ernstige druk of ernstige ongepaste bejegening en grensoverschrijdend gedrag.

Proces

1. Melding

Een melder kan zich schriftelijk, per mail of telefonisch wenden tot het door de Commissie ingestelde Meldpunt.
Het Meldpunt van de Commissie registreert de meldingen en bevestigt de ontvangst binnen 24 uur.
Een melding kan zijn een vermoeden van misstand, een vermeende integriteitsschending of ongewenste omgangsvorm of een melding van benadeling.
Bij een telefonische melding vult het Meldpunt met de melder een intakeformulier in dat tot doel heeft de melding te structureren. Melders die zich per mail melden ontvangen dit intakeformulier met het verzoek het ingevuld te retourneren aan het Meldpunt.
Melders wordt o.a. gevraagd of en van welke interne en externe meldprocedure/-voorziening gebruik is gemaakt en wat hiervan het resultaat is geweest.
De melder wordt tevens gevraagd zich ermee akkoord te verklaren dat de commissie, mocht de commissie dit noodzakelijk achten voor het verder in behandeling nemen van de melding, informatie opvraagt over de melding bij de werkgever. Dit wordt schriftelijk bevestigd door het Meldpunt.
De secretaris ontvangt van het Meldpunt het ingevulde intakeformulier en overige verkregen informatie.

2. Vooronderzoek

De secretaris bundelt het intakeformulier en de overige verkregen informatie in een digitaal dossier. Indien nodig vraagt de secretaris nadere (schriftelijke) informatie op bij melder. Het dossier wordt voorgelegd aan de Commissie.
De Commissie nodigt in alle gevallen waarin een melding wordt gedaan de melder uit voor een toelichtend gesprek met de Commissie. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. De secretaris legt het gespreksverslag ter autorisatie voor aan melder. De melder heeft de gelegenheid binnen één week het verslag indien gewenst aan te vullen en terug te sturen. Indien de melder binnen deze termijn niet reageert dan wordt het verslag als definitief gezien.
De Commissie beoordeelt of er aanleiding is de melding verder in behandeling te nemen of dat de behandeling van een melding is voorbehouden aan een andere instantie of orgaan met de toestemming van melder. Als de Commissie een melding ter behandeling doorgeleidt naar een andere instantie, verzoekt zij die instantie de ontvangst te bevestigen.
De secretaris adviseert de Commissie ten aanzien van de volgende punten:
- De aard en ernst van de melding;
- De mogelijkheid om feiten en omstandigheden vast te kunnen stellen c.q. te kunnen onderzoeken;
- De door melder of door anderen tot dan toe al ondernomen activiteiten binnen de eigen werkorganisatie naar aanleiding van de melding; daarbij kan de Commissie de zienswijze op de melding van betrokkene van het betreffende dienstonderdeel betrekken;
- Past de melding binnen de taakstelling van de Commissie zoals die is beschreven in het instellingsbesluit.

De secretaris adviseert de Commissie over de vraag of er voldoende aanleiding is voor verder onderzoek.
De melder ontvangt binnen tien werkdagen nadat het verslag is vastgesteld het bericht van de Commissie of de melding voldoende aanknopingspunten bevat voor verder onderzoek.

3. Onderzoek

Als de Commissie van oordeel is dat er voldoende aanleiding is voor verder onderzoek, kan zij zelf onderzoek doen en/of zich laten ondersteunen door externe onderzoekers. Extern uitbesteed onderzoek gebeurt altijd onder leiding en verantwoordelijkheid van de Commissie en conform de werkwijze zoals beschreven in dit document.
De Commissie kan gedurende de looptijd van een onderzoek besluiten de aard, omvang en onderzoeksmethoden van het onderzoek aan te passen dan wel stop te zetten. Melder en betrokkenen worden hierover schriftelijk en gemotiveerd geïnformeerd.

Informatie

De Commissie kan melder, het bevoegd gezag en andere betrokkenen verzoeken aanvullende informatie te leveren die van belang kan zijn voor het onderzoek. De Commissie analyseert en beoordeelt de aangeleverde informatie.
Incidenteel kan zich de situatie voordoen dat degenen die informatie dienen over te leggen dit weigeren of meedelen dat uitsluitend de Commissie daarvan kennis mag nemen. De Commissie vraagt in dat geval naar de gewichtige redenen van deze weigering of mededeling. Daarna kan de Commissie besluiten of de weigering al dan niet gerechtvaardigd is of dat de beperking van de kennisneming al dan niet gerechtvaardigd is en welke conclusies daaraan verbonden moeten worden.

Gesprekken

De Commissie kan besluiten gesprekken hebben met melder en andere betrokkenen.
De secretaresse plant in overleg met partijen en Commissie de datum voor een gesprek. Gesprekspartners worden geïnformeerd over de aard en duur van het gesprek.
Gesprekken zijn niet openbaar. Personen die worden uitgenodigd kunnen zich laten bijstaan door derden.
Tijdens het gesprek krijgen partijen de gelegenheid hun standpunten betreffende de melding toe te lichten. Hiervan wordt een verslag gemaakt.
Van gesprekken wordt ten behoeve van de verslaglegging een geluidsopname gemaakt. De geluidsopname wordt na vaststelling van het verslag vernietigd.

Gespreksverslagen:

Van het gesprek wordt een zakelijk verslag gemaakt
Het verslag van het gesprek wordt toegezonden aan de gesprekspartner(s).
Gesprekspartners kunnen binnen 10 werkdagen schriftelijk reageren op het verslag voor zover betrekking hebbend op de eigen inbreng.
De schriftelijke reactie wordt als bijlage toegevoegd aan het verslag. Feitelijke onjuistheden worden in het verslag gecorrigeerd. Het verslag is vertrouwelijk en wordt slechts gebruikt als informatie voor het onderzoek.
De Commissie stelt na ontvangst van de schriftelijke reactie het verslag vast.

4. Opstellen adviesrapport

De Commissie onderscheidt bij het opstellen van het rapport twee fases:
- De eerste fase richt zich op het vaststellen van de feiten en omstandigheden die voortkomen uit het uitgevoerde onderzoek.
- De tweede fase richt zich op het vaststellen van de overwegingen naar aanleiding van de vastgestelde feiten en omstandigheden en het advies dat de Commissie op basis hiervan velt.

Vaststellen feiten en omstandigheden

De Commissie legt een weergave van de feiten en omstandigheden uit het onderzoek voor aan melder en betrokkene. Deze tekst moet vertrouwelijk worden behandeld.
De Commissie geeft melder en betrokkene de gelegenheid binnen tien werkdagen te reageren op de hen voorgelegde feiten en omstandigheden en/of citaten. Na beoordeling van alle reacties worden de feitelijke onjuistheden hersteld en stelt de commissie de feiten en omstandigheden vast.

Vaststellen overwegingen, oordeel en advies

De Commissie stelt na het verstrijken van de aan betrokkenen geboden reactietermijn om te reageren op de feiten en omstandigheden het adviesrapport binnen zes weken vast met daarin opgenomen de overwegingen, het oordeel en een advies. Daarbij formuleert de Commissie in volstrekte onafhankelijkheid op basis van de bevindingen uit het onderzoek haar overwegingen en advies over de voorgelegde melding.
De Commissie duidt medewerkers van het Ministerie van VWS in het adviesrapport uitsluitend aan met hun functie.
Het rapport bevat alle relevante informatie om te komen tot een advies over de voorgelegde kwestie. Een adviesrapport bevat in elk geval:
De onderzoeksvragen;
Een onderzoeksverantwoording;
Een weergave van de feiten en percepties rondom de kwestie;
Een overzicht van relevante wet- en regelgeving;
Een overzicht van geraadpleegde bronnen;
De bevindingen op grond van het onderzoek;
De overwegingen en het advies van de Commissie.

5. Verzenden adviesrapport

De Commissie brengt na afronding van het onderzoek haar rapport met bevindingen over gegrondheid van de melding en adviezen over te nemen personele en/of organisatorische maatregelen uit aan de Secretaris Generaal. De melder ontvangt een afschrift het rapport.

6. Afhandeling dossier

Na het versturen van het adviesrapport wordt het dossier gesloten.
De Commissie zal na het verstrijken van een periode van twaalf maanden contact opnemen met bevoegd gezag om te vernemen welke verdere voortgang heeft plaatsgevonden met betrekking tot de belangrijkste punten van het onderzoek.

7. Archivering

het archief dat de Commissie gedurende het onderzoek naar een melding opbouwt, wordt na

afloop van het onderzoek overgebracht naar het archief van het Ministerie.

8. Anonieme en vertrouwelijke meldingen

De melder kan verzoeken om de melding anoniem te behandelen indien deze gaat over een vermoeden van een misstand als bedoeld in artikel 1 van de Wet Bescherming Klokkenluiders.

9. Opschortende werking van een onderzoek

De Commissie kan gedurende een onderzoek in voorkomende gevallen het bevoegd gezag adviseren om voorgenomen rechtspositionele en/of disciplinaire maatregelen op te schorten of uit te stellen tot na verzending van het adviesrapport.

10. Geen bezwaar of beroep mogelijk

Aan deze interne werkwijze kunnen partijen geen rechten ontlenen. De Commissie houdt zich het recht voor om gemotiveerd af te wijken van de hier beschreven werkwijze. In die gevallen waarin deze werkwijze niet voorziet, besluit de Commissie. Tegen besluiten van de Commissie is geen bezwaar of beroep mogelijk.